| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
1.4. Трудові книжки. Оформлення та облік |
||
|
Наказ про прийом на роботу є підставою для внесення відповідного запису до трудової книжки працівника. Важливо мати на увазі, що працівникові, який вже мав досвід роботи і представив трудову книжку новому роботодавцю, потрібно тільки внести новий запис про прийом на роботу. Співробітникові ж, який поступив на роботу вперше, потрібно завести трудову книжку, заповнити її і тоді вже внести запис про прийом на роботу. Крім того, завести нову трудову книжку працівнику доведеться, у разі якщо стара книжка у нього відсутній (втрачена, зіпсована і т.д.). Для оформлення нової трудової книжки співробітник повинен написати заяву в довільній письмовій формі. У тексті заяви йому слід вказати причину, по якій у нього відсутня трудова книжка. Такі правила передбачені ст. 65 Трудового кодексу РФ. Запис у трудову книжку потрібно вносити не пізніше тижневого строку після видання наказу про прийом на роботу. При цьому формулювання записи повинна точно відповідати тексту наказу. Про це сказано в п. 10 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. N 225 (далі - Правила N 225). Майте на увазі, яких скорочень слів у трудовій книжці не допускається. Зверніть увагу! У період роботи співробітника в його трудову книжку, крім запису про прийом на роботу, будуть вноситися відомості про навчання на курсах підвищення кваліфікації, перекваліфікації та підготовці кадрів, про зміни в найменуванні посад, про нагородження за успіхи в роботі, про звільнення (з підставами припинення трудового договору). Також внести запис у трудову книжку необхідно, якщо організація змінить назву. При цьому підписом відповідальної особи кадрової служби та печаткою організації потрібно завірити тільки записи про звільнення з роботи. Якщо трудова книжка оформляється вперше, то спочатку заповнюють її титульний лист. Тут відображають таку інформацію: - прізвище, ім'я, по батькові. Вказувати повністю без скорочень згідно з паспортними даними; - дата народження (число, місяць і рік); - освіту, професію, спеціальність (при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки). Запис про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань вносять на підставі диплома, атестата та інших подібних документів. Варіанти запису про освіту можуть бути наступними: - основна загальна (закінчені дев'ять класів); - середню загальну (закінчені 11 класів); - початкове професійне (закінчено професійно-технічне училище); - середня професійна (закінчені технікум, училище, коледж); - вища професійна (закінчені університет , інститут, академія); - фундаментальну наукову, професійну освіту (аспірантура, ординатура, докторантура). Якщо будь освіта не закінчено, про це також можна зробити запис. Наприклад, "незакінчена вища". Однак такий запис також повинна вноситися на підставі відповідного документа, представленого працівником, з освітнього закладу. Після внесення загальних відомостей ставлять дату заповнення трудової книжки і працівник розписується у спеціально відведеній рядку на титульному аркуші. Потім підпис ставить працівник кадрової служби, відповідальний за видачу та заповнення трудової книжки. Після чого ставиться печатка організації (кадрової служби). Запис про прийом на роботу роблять в розділі "Відомості про роботу". Тут використовують такі правила. Спочатку у вигляді заголовка вказують повна і скорочена назва організації. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, а в графі 2 вказують дату прийому на роботу. У графі 3 записують, в яке структурний підрозділ організації і на яку посаду прийнятий працівник. У графу 4 записують дату і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення, згідно з яким співробітник прийнятий на роботу. Приклад. Сидоров Іван Миколайович вперше прийнятий на роботу на посаду менеджера з продажу у відділ продажів ТОВ "Вектор". Працівникові була заведена трудова книжка, яку заповнила працівник кадрової служби Миколаєва А.С. Приклад заповнення трудової книжки (фрагмент) ТРУДОВА КНИЖКА ТК N 0108763 Сидоров Прізвище --- --- Іван Ім'я --- --- Миколайович По батькові --- --- 1 лютого 1980 Дата народження --- --- (число, місяць, рік) Вище професійне Освіта --- --- ___ економіст Професія, спеціальність --- --- 15 серпня 2011 Дата заповнення --- --- (число, місяць, рік) Сидоров Підпис власника книжки --- --- М.П. Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок Миколаєва --- --- (розбірливо) Відомості про роботу N запису Дата Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону) Найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис число місяць рік 1 2 3 4 Товариство з обмеженою відповідальністю "Вектор" (ТОВ "Вектор") 1 15 вересня 2011 Прийнятий у відділ продажів Наказ на посаду менеджера від 15 вересня по продажам 2011 р. N 25/09 Зверніть увагу! У розділі трудової книжки "Відомості про роботу" потрібно зробити запис про службу, якщо працівник перед тим, як влаштуватися на роботу, проходив службу в армії, органах внутрішніх справ, Державної протипожежної службі, установах і органах кримінально-виконавчої системи, органах податкової поліції, органах з контролю за обігом наркотичних і психотропних речовин, митних органах. Це встановлено п. 21 Правил N 225. Якщо документи про службу представлені після внесення запису про прийом на роботу, то допустимо внести запис про службу за фактом отримання даних документів. Важливо мати на увазі, що зробити новий запис у трудовій книжці можна, тільки якщо з минулого місця роботи працівника звільнено (звільнився). Про це має бути зроблений запис у трудовій книжці, скріплена підписом працівника кадрової служби та печаткою колишнього роботодавця. Якщо ж запису про звільнення немає, співробітника можна прийняти в організацію тільки як сумісника або за договором підряду. Однак на практиці виникають ситуації, при якій колишній роботодавець може просто зникнути і запис про звільнення в трудову книжку внести нікому. Однак, як сказано в п. 29 Правил N 225, заповнювати трудову книжку зі слів працівника (інших осіб) не допускається. А ось внести запис про звільнення працівника на підставі документів про ліквідацію колишнього роботодавця, які можна отримати за запитом з податкової інспекції, допускається. Такий висновок можна зробити на підставі п. 5.3 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. N 69, та п. п. 16, 28 Правил N 225. Крім того, такий запис може бути внесена на підставі судового рішення, якщо працівник звертався до суду для вирішення питання про можливість його подальшого працевлаштування. У разі видачі працівникові, вперше надійшов на роботу, трудової книжки потрібно враховувати наступне. При видачі трудової книжки організація має право стягувати плату за бланк трудової книжки. Це передбачено п. 47 Правил N 225. Зверніть увагу! Плата передбачена і за бланк вкладиша до трудової книжки. Він знадобиться в тому випадку, якщо у працівника закінчилися всі сторінки розділу "Відомості про роботу". Отримати гроші з працівника за бланк можна одним з таких способів: - працівник перерахує їх на рахунок організації безготівковим способом; - працівник внесе гроші готівкою за прибутковим ордером до каси; - гроші будуть утримані із зарплати працівника. При цьому важливо враховувати, що від працівника необхідно отримати заяву про утримання грошової суми за бланк трудової книжки із зарплати. Якщо такої заяви не буде, утримання із зарплати проводити не законно. Зверніть увагу! Локальним нормативним актом можна передбачити, що з працівників даної організації плата за бланки трудових книжок не стягується ні за яких обставин. Тобто бланки будуть видаватися безкоштовно. У деяких ситуаціях гроші за бланки трудових книжок стягувати з працівника не можна. Перш за все це відноситься до ситуації, коли в результаті надзвичайної події бланки були зіпсовані. Наприклад, сталася пожежа, повінь тощо Крім того, брати гроші на новий бланк не можна, якщо трудову книжку зіпсував працівник кадрової служби при її заповненні. Такі правила випливають з положень п. п. 34 і 48 Правил N 225. Важливо пам'ятати, що трудові книжки є документами суворої звітності, тому законодавством визначено спеціальний порядок їх обліку та зберігання. Цьому присвячений розд. VI Правил N 225. Так, організація повинна вести спеціальні книги з обліку трудових книжок: - прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї (Додаток 2 до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. N 69); - книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів у них (Додаток 3 до Постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. N 69). Перша книга ведеться бухгалтерією організації. У ній відображаються відомості про всі операції, пов'язаних з придбанням і витрачанням закуплених трудових книжок і вкладишів у них, із зазначенням серій та номерів, а також вартості бланків. Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів у них, як правило, веде кадрова служба. У цій книзі відображають відомості про дату прийому нового співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію і номер трудової книжки і вкладиша, посада, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлений прийом співробітника на роботу. Також вказується плата за бланк трудової книжки (вкладиші в неї), якщо така здійснювалася. Обов'язково ставиться підпис особи, яка прийняла трудову книжку. Інші графи заповнюються при звільненні працівника і видачу йому трудової книжки. Приклад. Сидоров Іван Миколайович при прийомі на роботу в ТОВ "Вектор" представив трудову книжку. Документ прийняв працівник кадрової служби Зайцева А.В., яка і зробила запис у книги обліку та руху трудових книжок і вкладишів у них (див. с. 30). ФОРМА КНИГИ ОБЛІКУ РУХУ трудових книжок і вкладишів В НИХ N п / п Дата прийому на роботу, заполне-ня трудової книжки або вкладиша до неї Прізвище, ім'я та по батькові власника трудової книжки Серія та номер трудової книжки або вкладиша до неї Долж-ність, професії-ся, спе-соціал-ність ра-ботника, який здав тру-довую книжку або на якого заповнена трудова книжка або вкла-диш в неї Найме-нування місця роботи (з указу-ням струк-турне підрозділи поділу), куди прийнято працівник Дата і N наказу (розпо-ряжения) або іно-го рішен-ня ра-ботода-теля, на основа-ванні якого вироблена-ден при-му ра-ботника Розписка відповідь-ного-го особи, прийнявши-шого або запов-нившиеся трудову книжку Полу-чено за за-полне-нние тру-довие книжки або вкла-дихай в них (грн.) Дата ви-дачі на руки трудової книжки при звіль-ванні (пре-краще-ванні тру-дового догово-ра) Розписка працівни-ка в по-лучении трудової книжки число мі-сяць рік 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 28 15 09 2011 Сидоров Іван Миколайович АТ-IX N 0108763 Менеджер з продажу Відділ продажу Наказ N 25/09 від 15 вересня 2011 Зайцева Усі аркуші в обох книгах повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 Правил N 225). Трудові книжки зберігають як документи суворої звітності у вогнетривкій сейфі або шафі, яка замикається на ключ. Бланки видають особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою, складеної в довільній формі. Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудові книжки і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудові книжки і вкладиші, складається в довільній формі. Такий порядок встановлено в п. 42 Правил N 225. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "1.4. Трудові книжки. Оформлення та облік" |
||
|
||