| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
1.5. Заповнення особової картки працівника |
||
|
Після внесення запису в трудову книжку на працівника заповнюють особову картку. Даний документ оформляється за уніфікованою формою N Т-2, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. N 1. Врахуйте, особисті картки на працівників повинні вести всі організації незалежно від організаційно-правових форм (пп. 1.1 п. 1 та п. 2 Постанови Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. N 1). Зверніть увагу! Для працівників, що заміщають державні (муніципальні) посади державної служби, передбачена форма N Т-2ГС (МС) "Особиста картка державного (муніципального) службовця". А на наукового та науково-педагогічного працівника ведеться, крім загальної особистої картки за формою N Т-2, ще й форма N Т-4 "Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника". Важливо мати на увазі, що особисту картку працівника слід вести в паперовому вигляді, а не в електронному. Адже з усіма записами, що вносяться в трудову книжку, необхідно ознайомити працівника під підпис в особистій картці, в якій повторюється запис, зроблений у трудовій книжці. У особистій картці також передбачена графа "Працівник кадрової служби", в якій розписується, засвідчуючи правильність заповнення картки, особа, відповідальна за кадрове діловодство. Якщо картки на паперовому носії не буде, ці умови не будуть виконані, а це може класифікуватися як порушення законодавства про працю. Особиста картка працівника заповнюється на підставі наказу про прийом на роботу, а також документів, представлених працівником при прийомі на роботу. А саме: - паспорта або іншого документа, що посвідчує особу; - трудової книжки; - страхового свідоцтва державного пенсійного страхування; - документів військового обліку (для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу); - документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань (при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки); - інших документів, представлених працівником при прийомі на роботу. Крім інформації з поданих документів, в особистій картці відображаються інші дані: контактний телефон, склад сім'ї, дати народження родичів, рівень володіння іноземними мовами. Таку додаткову інформацію працівник повідомляє про себе сам. Розглянемо порядок та особливості заповнення особової картки працівника за формою N Т-2. Спочатку в особистій картці, як і в наказі про прийом на роботу, вказують найменування організації відповідно до статуту та іншими установчими документами, а також проставляють код організації за ЗКПО. Далі слід таблиця, в яку заносять такі дані: 1) дата заповнення. Проставляється дата заповнення особової картки. Законодавство не містить вказівки на те, в який термін повинна бути заповнена особова картка працівника, тому доцільно оформляти її відразу після видання наказу про прийом на роботу та внесення запису до трудової книжки; 2) табельний номер (він присвоюється працівнику при прийомі на роботу і не змінюється при перекладах і переміщених всередині організації); 3) ідентифікаційний номер платника податків - ІПН. Дана графа залишається незаповненою, якщо ІПН працівнику не присвоювався; 4) номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування. При цьому якщо працівник поступає на роботу вперше, то організація зобов'язана самостійно оформити йому пенсійне свідоцтво, а значить, графу в цьому випадку до отримання свідоцтва можна залишити порожній; 5) алфавіт. Вказується перша літера прізвища працівника; 6) характер роботи. Тут слід вказати, постійно або тимчасово прийнятий працівник; 7) вид роботи. Тут вказують, основна чи це робота або робота за сумісництвом; 8) стать (чоловічий, жіночий). Приклад заповнення особистої картки за формою N Т-2 (фрагмент) --- | Код | + --- + Форма по ОКУД | 0301002 | Товариство з обмеженою відповідальністю + --- + "Вектор" | | --- --- за ЗКПО | 13171656 | найменування організації L --- --- Дата складу-лення Табель-ний но-мер Ідентифіка-ційний номер на-логопла-датків Номер страху-вого свідоцтва дер-жавного пенсійного страхування Ал-фа-віт Харак-тер роботи Вид ра-боти (основ-ная, по совмес-ник-ству) Пол (чоловік-ської, дружин-ський) 16 вересня 2011 096 774 312 345 643 027-420-337-64 З постійно основна чоловічий Далі потрібно заповнити кожен з 11 розділів форми. Деякі з них заповнюються в процесі роботи або за звільнення. Розглянемо особливості оформлення розділів, заповнюються при прийомі на роботу. Насамперед, відзначимо, що вся інформація, що вказується в особистій картці, підлягає кодуванню, для чого і виділені спеціальні графи у формі. Проте в даний час система кодування інформації втратила актуальність. Раніше вона використовувалася для автоматизованого статистичного обліку. Зараз така обробка даних на підставі кодів застосовується рідко. Організація має право не заповнювати комірки для кодів, але видаляти їх з уніфікованої форми не можна. 1. Розділ I "Загальні відомості". Пункт 1 "Прізвище, ім'я, по батькові", п. 3 "Місце народження" і п. 11 "Паспорт" оформляються на підставі паспорта працівника. При цьому при вказівці прізвища рекомендується залишити місце, адже працівники жіночої статі можуть вийти заміж і змінити прізвище, ці зміни доведеться відобразити в особистій картці. У п. 2 "Дата народження" праворуч слід вказати дату народження в цифровому форматі, а ліворуч місяць народження пишеться літерами. Пункт 4 "Громадянство" оформляється згідно ОКИН: - код за ОКИН 1 - "Громадянин Російської Федерації"; - код по ОКИН 2 - "Громадянин Російської Федерації та іноземної держави (подвійне громадянство)"; - код за ОКИН 3 - "Іноземний громадянин"; - код за ОКИН 4 - "Особа без громадянства". Формулювання повинна відповідати даним кодами ОКИН. При цьому якщо працівник має подвійне громадянство, то країну другого громадянства допустимо вказати в дужках. У п. 5 "Знання іноземної мови" вказується ступінь знання мови: "володіє вільно", "читає і може пояснюватися", "читає і перекладає зі словником". Тут також використовується кодування по ОКИН. Якщо організація кодує інформацію, то проставляється код відповідно "1", "2" або "3". Пункт 6 "Освіта" також заповнюється згідно формулювань з ОКИН. Вони наведені в таблиці разом з кодом, який слід проставляти у разі кодування інформації: Рівень освіти Код за ОКИН Початкове (загальне) освіту 02 Основна загальна освіта 03 Середнє (повну) загальну освіту 07 Початкова професійна освіта 10 Середня професійна освіта 11 Неповна вища освіта 15 Вища освіта 18 Післявузівська освіту 19 Пункт 7 розділу "Загальні відомості" - "Професія". У цьому пункті відобразіть інформацію про те, якою професією володіє працівник. Інформація може бути залучена з даних трудової книжки або записана зі слів працівника. Професії також підлягають кодуванню, для цього використовується ОКПДТР. Пункт 8 "Стаж роботи" (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років). Стаж розраховують на підставі записів у трудовій книжці або інших підтверджуючих документів (трудових договорів, довідок з місць роботи та інших документів). При цьому загальний трудовий стаж розраховується згідно з правилами, що містяться в п. 61 Інструкції щодо заповнення форм документів індивідуального (персоніфікованого) обліку в системі обов'язкового пенсійного страхування, затвердженої Постановою Правління Пенсійного фонду РФ від 31 липня 2006 р . N 192п. Поняття "безперервний трудовий стаж" в даний час в законодавстві практично не використовується. Тому в п. 8 (у графі "безперервний стаж") вкажіть страховий стаж, на підставі якого згодом буде розраховуватися лікарняне посібник. Порядок обчислення стажу роботи, що дає право на надбавку за вислугу років, встановлюється відповідними нормативними актами для кожного окремого відомства. Пункт 9 "Стан у шлюбі" заповнюють на підставі паспорта, а якщо в ньому немає відповідних відміток, то зі слів працівника. У ОКИН містяться стандартні формулювання шлюбних статусів громадянина: - код за ОКИН 1 - "Ніколи не перебував (не перебувала) у шлюбі"; - код за ОКИН 2 - "Складається у зареєстрованому шлюбі"; - код за ОКИН 3 - "Складається у незареєстрованому шлюбі"; - код за ОКИН 4 - "Вдівець (вдова) "; - код за ОКИН 5 -" розлучений (розлучена) "; - код за ОКИН 6 -" Розійшовся (розійшлася) ". У п. 10 "Склад сім'ї" вказують найближчих родичів. До них відносяться: - батьки; - подружжя; - діти; - рідні брати і сестри; - особи, на вихованні яких перебував або перебуває працівник. Пункт 12 "Адреса місця проживання" заповнюють на підставі даних про реєстрацію в паспорті. Фактична адреса вказують зі слів працівника. Приклад заповнення особистої картки за формою N Т-2 (фрагмент) I. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ --- T --- Трудовий договір | номер | 15/09 | + --- + --- + | дата | 15.09.2011 | L --- + --- Сидоров Іван Миколайович 1 . Прізвище --- Ім'я --- По батькові --- --- --- | Код | + --- --- + 1 лютого 1980 | 01.02.1980 | 2. Дата народження --- | | день, місяць, рік + --- + | | м. Москва | | 3. Місце народження --- за Окатий | | + --- + Громадянин Російської Федерації | | і іноземної держави (Кіпр) | 2 | 4. Громадянство --- по ОКИН | | + --- + читає і | | переводить | | зі | 1 | англійська словником | | 5. Знання іноземної мови --- по ОКИН | | найменування ступінь | | знання + --- + ___ по ОКИН | | + --- --- + вища | 18 | 6. Освіта --- по ОКИН | | середню (повну) загальну, L --- початкову професійну, середню професійне, вище професійне --- T --- --- T --- | Найменування | Документ про освіту, про | Рік | | освітнього | кваліфікації або наявності | вікон-| | установи | спеціальних знань | чания | + --- --- + --- T --- T --- + --- + | Московська фінансово-| найменування | серія | номер | | + --- + - --- + --- + --- + 2010 | | юридична академія | диплом | СВД | 0682010 | | + --- + --- + - --- + --- + --- + | Кваліфікація за доку-| Напрямок або спеціальність | | менту про утворення | по документу | + --- + --- --- + --- | економіст | Фінанси і кредит | | + --- + Код за ОКСО | | | | | | L --- + --- --- + --- + | Код | + --- + економіст | 27728 | 7. Професія --- по ОКПДТР | | основна + --- --- + ___ по ОКПДТР | | інша L --- 8. Стаж роботи (станом на "__" ___ 20__ р.): 4 5 1 Загальний --- днів --- - місяців --- років 4 5 1 Безперервний --- днів --- місяців --- років Дающий право на надбавку за 0 0 0 вислугу років --- днів --- - місяців --- років ___ днів ___ місяців ___ років --- Ніколи не перебував | | у шлюбі | 1 | 9. Стан у шлюбі --- Код за ОКИН | | L --- 10. Склад сім'ї: Ступінь споріднення (Найближчі род- ственник) Прізвище, ім'я, по батькові Рік народження 1 2 3 батько Сидоров Микола Павлович 1950 мати Сидорова Ганна Семенівна 1951 4509 N 117890 1 березня 2006 11. Паспорт: N --- Дата видачі "-" --- р. ОВД "Коньково" м. Москви Виданий --- --- найменування органу, що видав паспорт ___ ___ ___ ___ 12. Адреса місця проживання: --- | Поштовий індекс | + --- + За паспортом | 117279 | м. Москва, вул. Профспілкова, L --- - д. 116, корп. 3, кв. 11. --- - --- | Поштовий індекс | + --- + Фактичний | 117279 | м. Москва, вул. Профспілкова, L --- - д. 116, корп. 3, кв. 11. --- - Дата реєстрації по 20 березня 2004 місцем проживання "-" --- р. 8 (495) 335-60-58 Номер телефону --- 2. Розділ II "Відомості про військовий облік". Цей розділ заповнюється, якщо працівник є військовозобов'язаним. Підставою для заповнення даного розділу є військовий квиток, тимчасове посвідчення, видане натомість військового квитка, або посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу. Пункт 1 "Категорія запасу" не заповнюється на офіцерів запасу і на майбутніх призовників. В інших випадках проставляються цифри 1 або 2 у відповідності з даними військового квитка. Пункт 2 "Військове звання" заповнюється на всіх військовозобов'язаних. Призовникові слід поставити запис "Підлягає призову". В інших випадках пишеться звання згідно військовому квитку. Пункт 3 "Склад (профіль)" на призовників не заповнюється. У решти вказують: "Солдати", "Матроси", "Прапорщики", "Командний", "Медичний" і пр. Далі вказується повне кодове позначення ВУС з військового квитка - п. 4. У призовників його залишають незаповненим. У п. 5 "Категорія придатності до військової служби" проставляють тільки букву, відповідну даними: - А - придатні до військової служби; - Б - придатні до військової служби з незначними обмеженнями; - В - обмежено придатні до військової служби; - Г - тимчасово непридатними до військової служби; - Д - негідні до військової служби. У п. 6 вказують назву військкомату, в якому працівник перебуває на обліку. Зверніть увагу, п. 7 "Складається на військовому обліку" заповнюють простим олівцем. При цьому заповнюють або рядок а) - за наявності мобілізаційного приписи та (або) відмітки про видачу та вилучення мобілізаційних приписів, або рядок б) - якщо співробітник заброньовано на період мобілізації та на воєнний час. У п. 8 роблять відмітку у випадках, коли працівник знятий з військового обліку після досягнення граничного віку або визнаний непридатним до військової служби. Приклад заповнення особистої картки за формою N Т-2 на призовника (фрагмент) II. Відомості про військовий облік 1. Категорія запасу ___ | 6. Найменування військового Підлягає | комісаріату за місцем проживання призовом | Черемушкинський військкомат м. Москви 2. Військове звання --- | --- 3. Склад (профіль) ___ | 4. Повний кодове позначення | 7. Складається на військовому обліку: ___ ВУС ___ | а) загальному (номер команди, партії) 5. Придатність до | ___ А | військовій службі --- | б) спеціальному ___ | 8. ___ відмітка про зняття з військового обліку Після заповнення даного розділу ставиться підпис відповідальної особи кадрової служби з розшифровкою, а також підпис працівника, ознайомленого із записом. 3. Розділ III "Прийом на роботу і переклади на іншу роботу" заповнюють згідно з даними трудової книжки, куди вноситься запис про прийом на роботу. Записи в цей розділ будуть вноситися при перекладах співробітника на інші посади або іншу роботу. З усіма записами працівник знайомиться під підпис. Підпис ставиться в останній графі таблиці. 4. Розділ IV "Атестація" заповнюватиметься, якщо в організації пройде переатестація співробітників. 5. Розділи V "Підвищення кваліфікації" і VI "Професійна перепідготовка" заповнюють на підставі диплома (свідоцтва) про підвищення кваліфікації або про професійну перепідготовку. 6. У розд. VII "Нагороди (заохочення), почесні звання" при прийомі на роботу вносять дані про існуючі державні нагороди на підставі відповідного документа про присвоєння нагороди. Також відомості про нагородження можуть бути присутніми у трудовій книжці працівника. Перелік нагород, відомості про які потрібно внести в трудову книжку, наведено в п. 24 Правил, затверджених Постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. N 225. У майбутньому в разі заохочення від організації сюди також будуть вноситися додаткові дані. 7. Розділ VIII "Відпустка" буде заповнюватися у процесі роботи співробітника. Сюди вноситимуться дані про всі види відпустки, якими скористається працівник (навчальний, щорічний, без збереження зарплати тощо). 8. Розділ IX "Соціальні пільги" заповнюється тільки за наявності у працівника документа про право на пільги згідно з законодавством. Наприклад, довідка про інвалідність, посвідчення учасника війни та ін Якщо співробітники пред'являть документи, відповідно до яких вони мають право на соціальні пільги, пов'язані з трудовими відносинами, заповніть розділ "Соціальні пільги" особистої картки. Цими документами можуть бути довідка про інвалідність, довідка про наявність дитини-інваліда, посвідчення учасника війни, довідка про те, що співробітник є донором, і т.п. В якості підстави вкажіть той нормативний акт (закон), який дає співробітнику право на пільгу. 9. Розділ X "Додаткові відомості" особової картки призначений для інформації, що не увійшла в інші розділи при необхідності її відображення. Наприклад, тут можуть відбиватися дані про закордонний паспорт працівника. 10. Останній розд. XI "Підстава припинення трудового договору (звільнення)" заповнюється при звільненні працівника. Відповідно, до цього моменту даний розділ залишається порожнім. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "1.5. Заповнення особової картки працівника" |
||
|
||